Squeekleen Holdings Inc.

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Janitorial Services – Canadian Coast Guard Southside Base Facility

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Services de nettoyage et d’entretien – Garde côtière canadienne, Base de Southside

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2023-06-01

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*Cleaning and janitorial services

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*Services de nettoyage et de concierge

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*SRV

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Request for Proposal

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Demande de propositions

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Concurrentielle - Invitation ouverte à soumissionner

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*Please refer to Tender Description or Tender Documents

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*Veuillez consulter la description ou les documents de l'appel d'offres

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*St. John's

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*St. John's

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Squeekleen Holdings Inc.

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Squeekleen Holdings Inc.

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Fisheries and Oceans Canada

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Pêches et Océans Canada

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REQUEST FOR PROPOSAL Solicitation # : 30000348 Closing Date : May 19, 2023 Closing Time : 2:00 PM (Eastern Daylight Saving Time) This requirement is for the Department of Fisheries and Oceans (DFO). Title: Janitorial Services – Canadian Coast Guard Southside Base Facility OBJECTIVES OF THE REQUIREMENT Fisheries and Oceans Canada (DFO) requires cleaning services for buildings on the Canadian Coast Guard Southside Base Facility, St. John’s, NL (Drawings for Area of Work will be distributed at the mandatory site visit). Professional cleaning services are required on a daily basis. SCOPE OF WORK The scope of work shall include the supply of all janitorial services at the Canadian Coast Guard Southside Base at 195, 270/280 and 440 Southside Rd, St. John’s NL. PERIOD OF WORK Work is to be completed from Contract award to 30 April 2027. SECURITY Before award of a contract, the following conditions must be met: The Contractor/Offeror personnel requiring access to sensitive site(s) must EACH hold a valid RELIABILITY STATUS, granted or approved by the CSP, PWGSC. In accordance with the requirements of the Contract Security Program of Public Works and Government Services Canada (http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/esc-src/introduction-eng.html), the Bidder must provide a completed Contract Security Program Application for Registration (AFR) form to be given further consideration in the procurement process. Bidders are reminded to obtain the required security clearance and, as applicable, security capabilities promptly. As indicated above, bidders who do not provide all the required information at bid closing will be given the opportunity to complete any missing information from the AFR form within a period set by the Contracting Authority. If that information is not provided within the timeframe established by the Contracting Authority (including any extension granted by the Contracting Authority in its discretion), or if Canada requires further information from the bidder in connection with assessing the request for security clearance (i.e., information not required by the AFR form), the Bidder will be required to submit that information within the time period established by the Contracting Authority, which will not be less than 48 hours. If, at any time, the Bidder fails to provide the required information within the timeframe established by the Contracting Authority, its bid will be declared non-compliant. For additional information on security requirements, Bidders should refer to the Contract Security Program of Public Works and Government Services Canada (http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/esc-src/introduction-eng.html) website. TRADE AGREEMENTS The requirement is subject to the Canada-Chile Free Trade Agreement (CCFTA), Canada-Colombia Free Trade Agreement, Canada-Peru Free Trade Agreement (CPFTA), World Trade Organization-Agreement on Government Procurement (WTO-AGP), Canada-Panama Free Trade Agreement, Canada-Korea Free Trade Agreement (CKFTA), Canada - Ukraine Free Trade Agreement (CUFTA), Canada - European Union Comprehensive Economic and Trade Agreement (CETA), Canada-Honduras Free Trade Agreement, the Comprehensive and Progressive Agreement for Trans-Pacific Partnership (CPTPP), and the Canadian Free Trade Agreement (CFTA). COMPREHENSIVE LAND CLAIMS AGREEMENTS The procurement is not subject to any Comprehensive Land Claims Agreement. MANDATORY SITE VISIT It is mandatory that the Bidder or a representative of the Bidder visit the work site. Arrangements have been made for site visit to be held at 280 Southside Road, St. John’s NL May 08, 2023 at 2:00 p.m. Bidders must communicate with the Contracting Authority no later than May 05, 2023 at 2:00 .pm. to confirm attendance and provide the names of the person(s) who will attend the mandatory site visit and provide the following information: a. Business name b. Business address c. Business phone number d. Bidder’s representative name(s), with email address and phone number Bidders will be required to sign a Department of Fisheries and Oceans attendance form at the mandatory site visit. Bidders must confirm in their bid submission that their firm’s representative has attended the site visit. Bidders who do not attend or send a representative will not be given an alternative appointment and their bids will be rejected as non-compliant. Any clarifications or changes to the bid solicitation resulting from the site visit will be included as an amendment to the bid solicitation. Bidders must note that all questions must be sent, by email, to the attention of the Contracting Officer. DFO delegate(s) on site are not authorized to take and/or respond to any questions received from potential bidders on site visits. Any clarifications or changes to the bid solicitation resulting from the site visit will be included as an amendment to the bid solicitation. MANDATORY REQUIREMENTS Proposals will be evaluated in accordance with the mandatory evaluation criteria as detailed herein. Bidders’ Proposals must clearly demonstrate that they meet all Mandatory Requirements for the proposal to be considered for further evaluation. Proposals not meeting the mandatory criteria will be excluded from further consideration. Mandatory Criteria M1 Bidder must provide a copy of their firm’s Workplace NL Clearance Letter with their bid and the Clearance Letter must be valid at time of bid submission M2 Bidder must provide a copy of their firm’s Business License with their bid and that the License is valid at time of bid submission M3 The bidder must demonstrate using cleaning project descriptions that they have a minimum of three years’ experience providing “Janitorial Services:” The Bidder must provide the following information for at least three (3) projects to clearly demonstrate that it meets this criterion: a) The name of the client organization; b) The roles and responsibilities of the cleaning team; c) The start and end date of the cleaning projects (month/year to month/year) d) Name, current telephone number and title of client or authorized representative who can validate the bidder's claim. NOTE – No substitutions for client authorities (references) will be permitted after bid closure, although bidders may submit one backup reference for each project M4 The Bidder must provide the resume of each resource being proposed. The resume(s) must show the name(s) of the proposed resource(s) and must clearly demonstrate, using project descriptions that the proposed resource(s) has at least 1 year experience within the last five (5) in the field of janitorial services. M5 The Bidder must provide a copy of the training certificates confirming that the proposed resource(s) personnel have up to date WHMIS training with their bid and that the certificate is valid at time of bid submission. SELECTION METHOD The basis of selection is Mandatory Technical Criteria. Enquiries regarding this RFP requirement are to be submitted in writing to the following: Beverly Shawana Contracting Officer (consultant)| Agente des contrats (consultante) Procurement Services | Services d’approvisionnement Fisheries and Oceans Canada | Pêches et océans Canada Government of Canada | Gouvernement du Canada Email : DFO.Tenders-Soumissions.MPO@dfo-mpo.gc.ca Cc: Beverly.Shawana@dfo-mpo.gc.ca

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DEMANDE DE PROPOSITION Demande de soumission no 30000348 Date de clôture : 19 mai 2023 Heure de clôture : 14 h (heure avancée de l’est) Les travaux à réaliser sont pour le compte du ministère des Pêches et des Océans (MPO). Titre : Services de nettoyage et d’entretien – Garde côtière canadienne, Base de Southside OBJECTIF DU BESOIN Le ministère des Pêches et des Océans (MPO) demande des services de nettoyage pour ses bâtiments de la Base de Southside de la Garde côtière canadienne à St. John’s, T.-N.-L. (des schémas illustrant la zone des travaux seront distribués lors de la visite obligatoire des lieux). Des services professionnels de nettoyage sont exigés sur une base quotidienne. PORTÉE DES TRAVAUX La portée des travaux doit comprendre l’approvisionnement de tous les services de nettoyage et d’entretien à la Base de Southside de la Garde côtière canadienne, au 195, 270/280 et 440, chemin Southside, à St. John’s, T.-N.-L. PÉRIODE DES TRAVAUX Les travaux doivent être terminés à partir de l’attribution du contrat jusqu’au 30 avril 2027. SÉCURITÉ Avant l'attribution d'un contrat, les conditions suivantes doivent être respectées : Les membres du personnel de l’entrepreneur ou de l’offrant devant avoir accès à des établissements de travail dont l’accès est réglementé doivent tous détenir une cote de fiabilité en vigueur, délivrée ou approuvée par le PSC, TPSGC. Conformément aux exigences du Programme de sécurité des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/esc-src/introduction-fra.html), le soumissionnaire doit fournir un formulaire de demande d’inscription (FDI) au Programme de sécurité des contrats dûment rempli. Le formulaire sera examiné plus à fond dans le processus d’approvisionnement. On rappelle aux soumissionnaires d’obtenir rapidement la cote de sécurité requise et, le cas échéant, les capacités en matière de sécurité. Comme il est indiqué ci-dessus, les soumissionnaires qui ne fournissent pas toutes les informations requises à la clôture des soumissions auront la possibilité de compléter les informations manquantes du FDI dans un délai fixé par l’autorité contractante. Si ces renseignements ne sont pas fournis dans le délai établi par l’autorité contractante (y compris toute prolongation accordée par l’autorité contractante à sa discrétion), ou si le Canada a besoin d’autres renseignements de la part de le soumissionnaire dans le cadre de l’évaluation de la demande d’autorisation de sécurité (c.-à-d. des renseignements qui ne sont pas exigés par le FDI), le soumissionnaire sera tenu de soumettre ces renseignements dans le délai établi par l’autorité contractante, qui ne sera pas inférieur à 48 heures. Si, à quelque moment que ce soit, le soumissionnaire ne fournit pas les renseignements requis dans les délais fixés par l’autorité contractante, sa soumission sera déclarée non conforme. Pour de plus amples renseignements sur les exigences relatives à la sécurité, les soumissionnaires devraient consulter le site Web du Programme de sécurité des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/esc-src/introduction-fra.html). ACCORDS COMMERCIAUX Le besoin est assujetti aux dispositions de l’accord de libre-éxchange Canada-Chili (ALECC), de l'Accord de libre-échange Canada-Colombie, de l'Accord de libre-échange Canada-Pérou (ALECP), de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), de l'Accord de libre-échange Canada-Panama, de l'Accord de libre-échange Canada-Corée (ALECC), de l’Accord de libre-échange Canada-Ukraine (ALECU), de l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l'Union européenne (AECG), de l’Accord de libre-échange Canada-Honduras, de l’Accord de partenariat transpacifique global et progressiste (PTPGP) et de l’Accord de libre-échange canadien (ALEC). ENTENTES SUR LES REVENDICATIONS TERRITORIALES GLOBALES Le présent processus d’approvisionnement n’est assujetti à aucune entente sur les revendications territoriales globales. VISITE OBLIGATOIRE DES LIEUX Il est obligatoire que le soumissionnaire ou un représentant de ce dernier visite les lieux où seront réalisés les travaux. Des dispositions ont été prises pour la visite des lieux, qui se tiendra au 280, chemin southside, St. John’s Terre-Neuve-et-Labrador, le 08 mai 2023 à 14 h 00. Les soumissionnaires doivent communiquer avec l'autorité contractante au plus tard le le 05 mai 2023 à 14 h 00 pour confirmer leur présence et fournir le nom de la ou des personnes qui assisteront à la visite et fournir les informations suivantes: a. Nom de l'entreprise b. Adresse de l’entreprise c. Numéro de téléphone de l’entreprise d. Nom du représentant du soumissionnaire, avec adresse courriel et numéro de téléphone. Les soumissionnaires devront signer une feuille de présence. Les soumissionnaires devraient confirmer dans leur soumission qu'ils ont assisté à la visite. Aucun autre rendez-vous ne sera accordé aux soumissionnaires qui ne participeront pas à la visite des lieux obligatoire ou qui n'enverront pas de représentant, et leur soumission sera déclarée non recevable. Toute précision ou tout changement apporté à la demande de soumissions à la suite de la visite des lieux sera inclus dans la demande de soumissions, sous la forme d'une modification. Les soumissionnaires doivent noter que toutes les questions doivent être envoyées, par courrier électronique, à l'attention de l'agent(e) de contrats. Les délégués du MPO sur place ne sont pas autorisés à prendre et/ou à répondre aux questions des soumissionnaires potentiels lors de leurs visites sur place. Toute clarification ou modification apportée à la demande de soumissions à la suite de la visite des lieux sera incluse en tant que modification de la demande de soumissions. EXIGENCES OBLIGATOIRES Les propositions seront évaluées en fonction des critères d’évaluation obligatoires énoncés ci-dessous. Pour être retenue en vue d’une évaluation subséquente, la proposition du soumissionnaire doit démontrer clairement qu’elle répond à toutes les exigences obligatoires. Les propositions qui ne satisfont pas aux critères obligatoires ne seront pas retenues. Critères obligatoires CO1 Le soumissionnaire doit fournir une copie de la lettre d’autorisation de son entreprise fournie par WorkplaceNL avec sa soumission. La lettre d’autorisation doit être valide au moment de la présentation de la soumission. CO2 Le soumissionnaire doit fournir une copie du permis d’exploitation de son entreprise avec sa soumission. Le permis doit être valide au moment de la présentation de la soumission. CO3 Le soumissionnaire doit pouvoir démontrer avoir au moins trois ans d’expérience en services de nettoyage et d’entretien en décrivant des projets de nettoyage qu’il a accomplis. Le soumissionnaire doit fournir les renseignements suivants pour au moins trois (3) projets afin de démontrer clairement qu’il répond au critère : a) le nom de l’organisation cliente; b) les rôles et responsabilités de l’équipe de nettoyage; c) les dates de début et de fin des projets de nettoyage (du [mois-année] au [mois-année]); d) le nom, le numéro de téléphone actuel et le titre du client ou de son représentant autorisé, qui peut valider la déclaration du soumissionnaire. REMARQUE : Aucune substitution des représentants autorisés du client (références) ne sera autorisée après la clôture des soumissions, bien que les soumissionnaires puissent soumettre une référence supplémentaire pour chaque projet. CO4 Le soumissionnaire doit fournir le CV de chacune de ses ressources proposées. Les CV doivent afficher le nom des ressources proposées et doivent clairement démontrer, à l’aide de descriptions de projet, que les ressources proposées ont eu au moins 1 an d’expérience au cours des cinq (5) dernières années dans le domaine des services de nettoyage et d’entretien. CO5 Le soumissionnaire doit fournir une copie de certificats de formation avec sa soumission pour confirmer que le personnel des ressources proposées a une formation à jour pour ce qui touche le SIMDUT. Ce certificat doit être valide au moment de la présentation de la soumission. MÉTHODE DE SÉLECTION La méthode de sélection concerne les critères techniques obligatoires seulement. Les demandes de renseignements concernant la présente demande de propositions doivent être adressées par écrit à : Beverly Shawana Contracting Officer (consultant)| Agente des contrats (consultante) Procurement Services | Services d’approvisionnement Fisheries and Oceans Canada | Pêches et océans Canada Government of Canada | Gouvernement du Canada Courriel: DFO.Tenders-Soumissions.MPO@dfo-mpo.gc.ca c. c.: Beverly.Shawana@dfo-mpo.gc.ca